5 tips for ledere med team på hjemmekontor

Tysk Norsk bokmål

Helt siden Covid-19-utbruddet er hjemmekontor blitt den nye normalen for mange bedrifter. Hvordan kan ledere best reagere på den nye situasjonen og sørge for et vellykket teamarbeid? Ulrike Haugen, Chief Communications Officer i DNV GL og president i Norsk-Tysk Handelskammer, deler her sine personlige erfaringer – selvsagt fra hjemmekontoret.

Tenk digitalt

Den digitale transformasjonen er et av de viktigste strategiske temaer for bedrifter. Denne prosessen som stadig utvikler ny digital teknologi, har vedvarende innvirkning på økonomi og samfunn. I bedriftssammenheng handler det om fremsynt planlegging og om å være innovativ og digitalisere det som digitaliseres kan. I DNV GL har vi eksempelvis over lengre tid gjennomført skipssertifisering gjennom såkalte Remote Surveys. Det innebærer at våre takstmenn ikke lengre må klatre ned i skipstanker for enhver sertifisering, men kan fjernvurdere skipenes tilstand ved hjelp av bilder og videoer.

– Jeg opplever til og med at den aktuelle situasjonen gjør oss sterkere ved at man utviser mer tillit og stiller høyere krav til medarbeiderne.

Ulrike Haugen

Bruk av hjemmekontor krever at man investerer i god IT-infrastruktur og tilsvarende teknisk utrustning. Hvis forutsetningene for digitale arbeidsplasser er gitt, er det enklere å oppnå bred aksept for hjemmekontor. Team kan holde kontakten til tross for store avstander, jobbe samtidig på samme dokument i skyen eller konferere over video-samtaler. I denne sammenheng er det imidlertid viktig å kommunisere klart hvilke IT-retningslinjer som gjelder, slik at man minimerer risikoen for cyberangrep. Vi behøver ikke datavirus på toppen av koronavirus.

Etabler rutiner

Som del av konsernledelsen i et internasjonalt selskap med lokasjoner i over 100 land er jeg vant til å avvikle interne og eksterne møter, til og med styremøter, via digitale plattformer som Skype eller Microsoft Teams. Jeg anbefaler derfor å raskt etablere en digital møtekultur med regelmessige video-samtaler, for eksempel mandagsmøter med medarbeidere, ukentlige brifinger med ledere fra andre avdelinger og lokasjoner samt regelmessig utveksling med øverste sjef.

Jeg tror også at vi på lengre sikt kan profittere fra disse nye etablerte rutinene og finne en god balanse mellom kontordag og hjemmekontor etter krisen. Kanskje vil også reiseaktiviteten vår minske? Vi tvinges nå uansett til å tenke over om en forretningsreise er nødvendig eller ikke. Siden krisens begynnelse har antall kontrakter som forhandles og signeres via digitale plattformer økt. Mine kolleger i Kina fortalte nylig at de har bygget opp helt nye kundeforhold gjennom digitale kanaler og til og med landet en viktig avtale helt uten personlige møter. Før var dette heller uvanlig i vår bransje.

Oppretthold lagfølelsen

I disse tider er det viktig å motivere teamet sitt. Jeg er imponert over hvor raskt mine medarbeidere har omstilt seg. Mens hjemmekontor tidligere var et alternativ for å kunne jobbe i ro med et prosjekt, handler det nå også om det kollegiale. Jeg tror man kan ha et godt sosialt samhold til tross for at man ikke treffer hverandre på en stund. Likevel gleder jeg meg til å se teamet mitt igjen analogt, forhåpentligvis om ikke så altfor lenge. Et viktig stikkord er i alle fall delekultur. Vi deler fortsatt mye informasjon og lærer hverandre å kjenne delvis på en ny måte. Nylig feiret vi for eksempel en virtuell 65-årsdag med taler og kakelevering. Nå er også tiden for å være kreativ og teste ut nye formater: Jeg har startet en frokostklubb med teamet mitt to ganger i uken hvor vi ikke snakker om jobbrelaterte temaer.

Covid-19-krisen har stilt meg overfor enda en utfordring. På noen forretningsområder er vi nødt til å delvis permittere ansatte for et par måneder. Permittering gir både personlige og organisatoriske utfordringer for teamet mitt. For å opprettholde lagfølelsen og sikre at vi kan jobbe videre sammen som team, har vi blitt enige om en kjernearbeidstid på tre av dagene og deretter fleksitid. En slik situasjon er en prøvelse for ethvert team, men jeg er sikker på at vi også overvinner denne utfordringen.

Stol på medarbeiderne

Det er ekstremt viktig at ledere har tillit til teamet sitt på hjemmekontor og viser dette gjennom for eksempel å være fleksibel. Et eksempel: I tillegg til sitt arbeid passer min kollega også på sine tre barn. Jeg har full forståelse for at hun en periode på dagtid er opptatt med å hjelpe barna med hjemmeskole. Videokonferanser gjennomføres på kjøkkenbordet ved siden av skolearbeidet. Hun informerer meg om når det passer og ikke. Vi skaper altså delvis nye arbeidsrytmer – hvor det er helt normalt å sende e-poster og telefonere på kveldstid.

– Jeg tror også at vi på lengre sikt kan profittere fra disse nye etablerte rutinene og finne en god balanse mellom kontordag og hjemmekontor etter krisen.

Ulrike Haugen

Etter mitt syn har Norge en veldig resultatorientert forretningskultur. Jeg opplever til og med at den aktuelle situasjonen gjør oss sterkere ved at man utviser mer tillit og stiller høyere krav til medarbeiderne. Gjennom regelmessig kontakt med kolleger som jobber hjemmefra, kan prosjekter følges like godt som før. Vi benytter oss av verktøy som Microsoft Teams, ikke bare for utveksling, men også for å definere mål og sjekkpunkter og på denne måten skape prosesser. En god bedrifts- og rapporteringskultur – enten i form av rapporter eller styringskomiteer for enkeltprosjekter – er her avgjørende.

Vis lederskapsevner

Til tross for, eller kanskje på grunn av, den aktuelle situasjonen med hjemmekontor tror jeg at medarbeiderledelse er svært viktig. Ikke nødvendigvis fordi man skal kontrollere at det blir jobbet nok, men heller for å stadig kunne informere, motivere og få tilbakemeldinger. En åpen og ærlig kommunikasjon er en av de viktigste komponentene i god bedriftsledelse. I krisetider er regelmessig kommunikasjon spesielt viktig. Derfor filmer vi for tiden ukentlig et CEO-intervju for våre 12 000 medarbeidere. Alle styremedlemmer bruker de digitale kanalene for å både informere, men også besvare spørsmål som medarbeidere kan stille via chatfunksjonen. Det er viktig for oss å være så transparent som mulig, slik at våre medarbeidere bedre kan sette seg inn i situasjonen til konsernledelsen og avdelingslederne og dermed bedre forstå vanskelige avgjørelser.

I krisetider må man omstille seg raskt til nye arbeidsmåter, slik at bedriften fortsatt kan fungere også når medarbeiderne ikke jobber sammen på kontoret som normalt. En lederstil tilpasset arbeidshverdagen og tilsvarende digitale verktøy muliggjør ikke bare et vellykket hjemmekontor på kort sikt, men kan også styrke teamarbeidet på lengre sikt og til og med skape nye muligheter.