HMS-Karten: Wartezeiten durch Systemwechsel

Deutsch Norwegisch (Buchsprache)

In Norwegen benötigen Arbeitskräfte auf einer Baustelle eine sogenannte „HMS-kort“. Die AHK Norwegen organisiert im Auftrag ihrer deutschen Kunden mit Projekten in Norwegen monatlich zwischen 50 und 60 dieser ID-Karten. Seitdem die norwegische Arbeitsaufsichtsbehörde zum Jahreswechsel einen neuen Dienstleister für den digitalen Bestellprozess für HMS-Karten beauftragt hat, stecken mehrere Anträge durch technische Herausforderungen in der Warteschleife.

Startschwierigkeiten bei neuem HMS-Portal

Durch einen Systemfehler auf der Online-Plattform hmskort.no kommt es derzeit zu Verzögerungen bei der Bearbeitung von Erstanträgen für die obligatorischen ID-Karten im Bau und Anlagenbau. „Beim Datenabgleich mit anderen öffentlichen Registern gibt es derzeit leider eine Fehlermeldung. Die HMS-Karten können zwar bestellt, aber nicht erstellt und somit auch nicht versendet werden“, erklärt Christian Kluge, Abteilungsleiter Fiskal & Personal bei der AHK Norwegen.

HMS-Karten werden sowohl für norwegische als auch ausländische Arbeitnehmer projektunabhängig ausgestellt und sind für einen Zeitraum von zwei Jahren gültig. Der Fehler betrifft insbesondere entsendete Arbeitskräfte ausländischer Unternehmen, die zuvor noch nie eine HMS-Karte beantragt haben.

Vom digitalen Antrag bis zur HMS-Karte im Briefkasten dauert es in der Regel eine Woche. Als steuerlicher Vertreter in Norwegen kümmert sich das Team der Handelskammer um die rasche Beantragung von HMS-Karten. Seit Anfang Januar hängen jedoch alle beantragten ID-Karten im System fest. „Wir haben den Fehler sofort bemerkt und der Arbeitsaufsichtsbehörde sowie dem Systemanbieter gemeldet. Wir sehen es als unsere Aufgabe, darüber zu informieren, welche Konsequenzen eine derartige Verzögerung für deutsche Auftragnehmer und nicht zuletzt norwegische Auftraggeber haben kann“, so Kluge.

Kein Zutritt zur Baustelle ohne HMS-Karte?

Die norwegische Arbeitsaufsichtsbehörde verpflichtet alle Arbeitskräfte zum Besitz einer HMS-Karte, und kann Baustellen sogar schließen, wenn diese bei einer Kontrolle fehlen. „Aus Sicht der Behörde können Mitarbeiter jedoch ihre Arbeit aufnehmen, wenn nachgewiesen werden kann, dass sie bei einem registrierten Unternehmen angestellt sind, und alle anderen Registrierungsschritte veranlasst wurden“, erklärt Kluge. Große Herausforderungen kann es aber geben, wenn sich die norwegischen Auftraggeber in privatrechtlichen Verträgen zusätzlich absichern, indem sie die HMS-Karten ab dem ersten Einsatztag voraussetzen – und diese Karten zudem als Schlüsselkarten für den Zutritt zu Baustelle funktionieren. So kann es vorkommen, dass Arbeitskräfte unfreiwillig auf die ID-Karten warten müssen, bevor sie mit ihrer Arbeit beginnen können.

Obwohl die Anzahl der „wartenden“ HMS-Karten für neue Arbeitskräfte derzeit noch übersichtlich ist, kann die Entwicklung kritisch werden, sofern der Systemfehler nicht kurzfristig behoben wird. Die administrative Hürde sorgt nicht nur für Frust bei den Kunden der AHK Norwegen. Sie könnte auch der norwegischen Wirtschaft schaden, wenn sich Projekte im schlimmsten Fall über einen längeren Zeitraum verzögern.

Geir Remman, Pressekontakt beim neuen Systemlieferanten TietoEvry äußerte sich auf bygg.no wie folgt: „Bis die neue Lösung vollständig einsatzbereit ist, sind Teile der Lösung betriebsbereit. Wir entschuldigen uns für etwaige Unannehmlichkeiten und bemühen uns darum, dass das neue System so bald wie möglich fehlerfrei funktioniert.“ Von welchem Zeitraum die Rede ist, bleibt jedoch ungewiss. Die Mitarbeiter der AHK Norwegen stehen mit dem Dienstleister in engem Kontakt und informieren ihre Kunden, sobald die Bestellung der HMS-Karten wieder funktioniert.

Strengere Regeln bei der Bildverifizierung

Eine weitere technische Hürde für die Praxis ist der Datenabgleich mit anderen öffentlichen Registern. So wird bei der Beantragung einer HMS-Karte das eingereichte Foto des Mitarbeiters auf Bildqualität geprüft, und mit dem ebenfalls einzureichenden Personalausweis beziehungsweise Reisepass abgeglichen. „Die Anforderungen an Bilder sind in Norwegen zum Teil höher als die Anforderung an Bilder nach deutschen Passregeln. Zum Beispiel sind Brillen auf norwegischen Passbildern nicht erlaubt. Auch wenn man sich gegenüber seinem Passbild deutlich verändert hat, könnten Anträge abgelehnt werden. Die ist bei der Antragsstellung zu beachten“, sagt Kluge.