HMS-Karte – grünes Licht am Ende des Tunnels?

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Eine Navigation durch den norwegischen Paragrafen-Dschungel bei der Beantragung der Baustellenkarte.

Viele kennen sie, die kleine grüne Karte. Klein im Format, aber für ausländische Firmen groß im Aufwand. Wer sie in den Händen hält hat die Mühlen der Bürokratie durchlaufen. Sie ist praktisch der Nachweis langwieriger Arbeit. Doch was ist eigentlich das Problem dahinter?

Nach § 4-1 Abs. 7 Arbeitsschutzgesetz (arbeidsmiljøloven) soll die HMS-Karte in vereinzelten gefahrgeneigten Branchen die Sicherheit von Arbeitnehmern in Bezug auf deren Gesundheit und Umgebung gewährleisten. Bisher gilt dies für zwei Branchen. Einmal im Bereich von Bau- und Anlagen und in der Reinigungsbranche. Im Fokus der HMS Karte steht daher die Sicherheit des einzelnen Arbeitnehmers.

Die Voraussetzungen für den Erhalt der HMS-Karte lesen sich noch leicht, doch in der Praxis stellen diese Voraussetzungen große Hindernisse dar. Es müssen folgende Registrierungs- und Meldepflichten erfüllt sein:

  • Einheitsregister
  • Einwohnermeldeamt
  • Auftrags- und Mitarbeitermeldung
  • Umsatzsteuerregister

Einheitsregister

Den Anfang jeglicher Tätigkeit in Norwegen macht immer die Registrierung im Einheitsregister. Die meisten ausländischen Firmen wählen dazu die Registrierung in Form einer unselbstständigen Filiale, der sog. NUF („norsk utenlandsk registrert foretak“). Sobald alle notwendigen Unterlagen vorliegen und an das Einheitsregister geschickt worden sind, dauert die Eintragung und Zuteilung der 9‑stelligen Organisationsnummer im Regelfall 2-3 Wochen, urlaubs- und feiertagsbedingt in der Regel länger.

Einwohnermeldeamt („folkeregisteret“)

Als Pendant zum Einheitsregister, wo alle juristischen Personen, Selbstständigen und anderen Registrierungseinheiten zu registrieren sind, gibt es für natürliche Personen das Einwohnermeldeamt. Dort sollen alle Personen registriert werden, die in Norwegen wohnhaft sind oder waren, geboren wurden oder sich vorübergehend in Norwegen aufhalten.

Die Zuteilung der D-Nummer ist bis auf wenige Ausnahmen an die sog. ID-Kontrolle geknüpft, d.h. jeder Mitarbeiter muss persönlich bei einem der 42 Büros der Steuerbehörde vorstellig werden, sich ausweisen und einen Antrag auf Erhalt der Steuerkarte stellen. Erst wenn die ID-Kontrolle erfolgreich durchgeführt worden ist, wird jedem einzelnen Mitarbeiter eine eigene, individuelle D-Nummer zugeteilt. Die Zuteilung der D-Nummer dauert circa 2 Wochen.

Auftrags- und Mitarbeitermeldung

Die Pflichten gegenüber der norwegischen Behörde für ausländische Steuerangelegenheiten (COFTA – Central Office for Foreign Tax Affairs/SFU – Sentralskattekontor for utenlandssaker), die sich aus der Leistungserbringung ausländischer Unternehmen in Norwegen ergeben, sind in § 7-6 skatteforvaltningsloven (norwegisches Gesetz zur Steuerverwaltung) geregelt.

Danach müssen Gewerbetreibende und öffentliche Organe, welche einen Auftrag im Königreich Norwegen oder auf dem norwegischen Kontinentalsockel vergeben oder ausführen, spätestens innerhalb von 14 Tagen nach Auftragsausführungsbeginn umfängliche Angaben an die COFTA über das Formular RF-1199 oder elektronisch übermitteln, sofern der Auftrag von Personen oder Gesellschaften ausgeführt wird, welche im Ausland ansässig sind.

Handelt es sich dagegen beim Auftraggeber um eine Privatperson oder beläuft sich der Auftragswert auf weniger als NOK 10.000, besteht keine Pflicht, diese Angaben zu machen.

Bei der Meldung sind u.a. Angaben zu Auftraggeber, Hauptauftraggeber, Baustelle, Auftragsdauer, Gewerk, Art des Vertrages, sowie eingesetzte Subunternehmen zu machen.

7-6 skatteforvaltningsloven setzt zudem auch fest, dass der Auftragnehmer sein in Norwegen eingesetztes Personal ordnungsgemäß zu melden hat. Jede einzelne Aufenthaltsperiode jedes einzelnen Mitarbeiters muss grundsätzlich einzeln an- und abgemeldet werden.

Die COFTA behält sich mindestens 2 Wochen Zeit für die Bearbeitung der Auftrags- und Mitarbeitermeldung vor.

Der Vollständigkeit halber möchten wir darauf aufmerksam machen, dass die gesamte Praxis rund um diese Meldepflichten auf dem Prüfstand der EFTA-Überwachungsbehörde steht, ob diese mit der Dienstleistungsfreiheit, einer der vier Grundfreiheiten der EU/EWR, vereinbar ist.

Umsatzsteuerregister

Sobald die vom Unternehmen angebotenen umsatzsteuerlichen Leistungen oder Warenverkäufe einen Umsatz von 50.000 NOK im Laufe einer 12-Monatsperiode übersteigen, besteht die Pflicht sich im Umsatzsteuerregister beim lokalen Finanzamt registrieren zu lassen. Der Registrierungsprozess dauert in der Regel 4 Wochen.

Erst wenn die oben genannten Pflichten alle erfüllt sind, kann die HMS-Karte beantragt werden. Die Ausstellung und Versendung der Karten dauert auch nochmal circa eine Woche. Einige der Pflichten können gleichzeitig vorgenommen oder angeschoben werden, doch auch wenn alles optimal vorbereitet wurde dauert der gesamte Prozess bis zum Erhalt der HMS Karte aufgrund der Behördenzeiten mindestens 5 Wochen, realistisch eher 7 Wochen.

Herausforderungen

Beispiel: Das deutsche Unternehmen U hat sich gegenüber seinem norwegischen Auftraggeber vertraglich verpflichtet Bauleistungen zu erbringen und entsendet hierfür 15 eigene Mitarbeiter nach Norwegen. Im Vertrag ist u.a. festgehalten, dass alle Mitarbeiter die HMS-Karte bei Baubeginn am 01. März 2018 vorweisen müssen. Problematisch?

Auf den ersten Blick scheinen die obengenannten Voraussetzungen bei dem gut vorbereiteten Unternehmen U keine großen Schwierigkeiten zu machen, doch wenn man genauer hinsieht stellen sich in erster Linie zwei größere praktische Herausforderungen. Das erste Problem stellt die Registrierung im Mehrwertsteuerregister dar. Vor Überschreitung der obengenannten Umsatzgrenze von 50.000 NOK ist eine Registrierung nicht möglich. In der Regel wird diese Grenze erst mit der ersten Rechnung erreicht. Ausnahme stellt dabei die reine Anzahlungsrechnung dar, da sie noch nicht der Umsatzsteuer unterliegt. Die erste Abschlagsrechnung wird jedoch regelmäßig erst nach Baubeginn gestellt werden. Fehlen die HMS-Karten dürfen die Mitarbeiter die Baustelle jedoch nicht betreten oder werden von der Baustelle verwiesen, was Baubetriebe unter Umständen daran hindert Vertragsleistungen zu erbringen. Um diesen Konflikt zu lösen kann zum Zwecke der Bestellung der HMS-Karte bei der Arbeitsaufsichtsbehörde beantragt werden, dass man vorübergehend vom Vorliegen der Mehrwertsteuerregistrierung befreit wird. Dies dauert glücklicherweise in der Regel nur wenige Stunden, je nach Sachbearbeiter aber auch länger.

Ein größeres Problem stellt die ID-Kontrolle und die D-Nummer dar. Wie bereits genannt muss in unserem Beispiel jeder einzelne der 15 Mitarbeiter erfolgreich die ID-Kontrolle durchgeführt haben. Dies bedeutet die Mitarbeiter können nicht erst am 01. März 2018, also zu Baubeginn, anreisen, sondern müssen mindestens 2 Wochen vorher anreisen und persönlich bei der Steuerbehörde vorstellig werden. Dieser Punkt ist besonders deswegen problematisch, weil es keinen Unterschied macht wie lange ein Unternehmen bereits in Norwegen tätig ist und alle anderen Voraussetzungen erfüllt. Sobald neue Mitarbeiter auf einem Projekt eingesetzt werden sollen, steht und fällt die gesamte Planung mit der ID-Kontrolle.

Wir versuchen derzeit andere Lösungen zu finden, doch nach aktuellem Stand ist die kurzzeitige An- und Abreise für die ID-Kontrolle der einzige praktische Lösungsweg. In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage ob dieser Behördenbesuch zur Auftragsperiode hinzuzuzählen und damit sogar meldepflichtig ist. Dies gilt vor allem mit Hinblick auf die steuerrechtliche 12-Monatsfrist bis zur Etablierung einer Betriebsstätte. Diese streng bürokratische Handhabung verursacht einen hohen zeitlichen und finanziellen Aufwand, wie Flug-, Hotel- und Personalkosten. Es stellt sich daher die berechtigte Frage ob dies vom Gesetzgeber so gewollt war? Diese Frage stellt sich vor allem mit Blick auf das in Paris geschlossene Klimaabkommen und die zur Vermeidung von Klimagasen in Norwegen im Jahre 2016 eingeführte Luftverkehrsabgabe („flypassasjeravgift“).

Nach Aussage der Arbeitsaufsichtsbehörde, die die Einhaltung des Arbeitsschutzgesetzes überwacht, muss die HMS-Karte nicht schon bei Baubeginn vorliegen und geht für die HMS-Karte von einer Beschaffungszeit von einem Monat aus. Als Alternative lässt die Behörde während dieser Zeit die Vorlage der Auftrags- und Mitarbeitermeldung (RF-1199) oder Vorlage der Bestellbestätigung der HMS-Karte genügen. Einige norwegische Auftraggeber, auch staatliche, verstehen zwar die Problematik, pochen jedoch auf Erfüllung der vertraglichen Pflichten. Es stellt sich wirklich die Frage ob dies mit EWR-Recht, genauer der Dienstleistungsfreiheit und eventuell Arbeitnehmerfreizügigkeit vereinbar ist. Wir raten Ihnen daher bei Unterzeichnung solcher Klauseln sich genannter Problematik und der damit verbundenen Kosten bewusst zu sein.

Sören Gussner, Janina Mill