HMS-kortet – grønt lys i enden av tunnelen?

Tysk Norsk bokmål

En navigasjon gjennom den norske paragrafjungelen ved søknad om byggekort

Mange kjenner til det lille grønne kortet. Det er lite i format, men utstedelse krever store anstrengelser for utenlandske foretak. Byråkratiets kvern maler langsomt. Å holde HMS-kortet i hånden beviser at man har gjennomgått en langvarig prosess, men hva er det egentlig som gjør utstedelse så komplisert og tidskrevende?

I henhold til arbeidsmiljølovens § 4-1 Nr.7 skal HMS-kortet ivareta arbeidstakernes helse, miljø og sikkerhet innenfor bransjer der det er nødvendig eller hensiktsmessig. Hittil er dette tilfelle i to bransjer: bygg- og anleggsbransjen og renholdsbransjen. Forutsetningene som må være oppfylt for å få et HMS-kort, virker enkle, men i praksis kan de innebære store hindringer. Følgende registrerings- og rapporteringsplikter må være oppfylt for å få kortet utstedt:

  • Enhetsregister
  • Folkeregister
  • Oppdrags- og arbeidstakerrapportering
  • Merverdiavgiftsregister

 

Enhetsregisteret

For utenlandske foretak begynner all virksomhet i Norge med registrering i Enhetsregisteret. De fleste utenlandske firmaer velger registrering av en uselvstendig filial, et såkalt NUF (Norskregistrert utenlandsk foretak). Når alle nødvendige dokumenter er på plass og sendt til Enhetsregisteret, tar det som regel to–tre uker til foretaket er registrert og har fått sitt nisifrede organisasjonsnummer. I ferie- og høytider kan det også ta lengre tid.

Folkeregisteret

Mens alle juridiske personer, selvstendig næringsdrivende og andre registreringsenheter registreres i Enhetsregisteret, registreres privatpersoner i folkeregisteret. Registreringsplikten omfatter alle personer som er eller har vært bosatt i Norge, er født i Norge eller har fått tildelt norsk personnummer (fødsels- eller D-nummer). I henhold til folkeregisterforskriften tildeles D-nummer til personer som blant annet er skatte- eller avgiftspliktig til Norge. Etter nasjonale skatteregler omfatter dette de aller fleste personer som jobber og/eller bor i Norge, men også hver enkelt utenlandsk arbeidstaker.

Tildeling av D-nummeret forutsetter i de fleste tilfeller en gjennomføring av den såkalte ID-kontrollen, som innebærer at hver medarbeider må møte opp personlig ved et av 42 skattekontorer for identitetskontroll og innlevering av søknad om skattekort. Først når ID-kontrollen er gjennomført, blir et individuelt D-nummer tildelt medarbeideren. Tildeling av D-nummeret tar cirka to uker.

Rapporteringsplikt i henhold til skatteforvaltningsloven § 7-6

Når utenlandske oppdragstakere utfører oppdrag i Norge, blir pliktene overfor Sentralskattekontoret for utenlandssaker (SFU) regulert i skatteforvaltningsloven § 7-6. Alle oppdrag og eventuelle underoppdrag som gis til eller fra utenlandske næringsdrivende eller offentlige organ, skal rapporteres til SFU elektronisk eller via RF-1199 senest innen 14 dager etter oppdragets begynnelse. Det er ikke rapporteringsplikt dersom oppdragsgiver er en privatperson eller oppdraget har en verdi under NOK 10 000. Rapporteringen omfatter blant annet opplysninger om oppdragsgiver, hovedoppdragsgiver, oppdragssted, oppdragets varighet, arbeidets art, kontraktens art og eventuelle underoppdrag.

Skatteforvaltningsloven §7-6 slår i tillegg fast at utenlandsk oppdragstaker også skal gi opplysninger om egne arbeidstakere som benyttes til å utføre oppdraget. Hver enkelt oppholdsperiode med start- og sluttdato skal rapporteres. SFU krever minst to uker behandlingstid for rapporteringen.

Merverdiavgiftsregisteret

Næringsdrivende skal registreres i Merverdiavgiftsregisteret ved det lokale skattekontoret når merverdiavgiftspliktige tjenester eller salg av varer til sammen overstiger NOK 50 000 i en periode på tolv måneder. Registreringsprosessen tar som regel fire uker.

Først når alle ovennevnte krav er oppfylt kan HMS-kortet bestilles. Utstedelse og forsendelse av kortet tar i tillegg omtrent én uke. Noen av de ovennevnte forpliktelsene kan utføres eller innledes samtidig, men selv om alt har blitt forberedt optimalt, tar hele prosessen minst fem uker (realistisk sett nærmere syv uker) grunnet myndighetenes behandlingstid.

Eksempel på utfordringer i søknadsprosessen

Det tyske foretaket U har inngått kontrakt med sin norske oppdragsgiver om å utføre byggearbeid og sender i denne sammenheng 15 egne ansatte til Norge. Kontrakten inneholder blant annet en klausul om at alle medarbeiderne må kunne fremvise HMS-kort ved arbeidets begynnelse den 1. mars 2018. Problematisk?

Ved første øyekast er det ikke vanskelig for U, som er godt forberedt, å oppfylle alle de ovennevnte kravene. Ser man imidlertid litt nærmere på det, så støter bedriften på to større praktiske utfordringer.

Det første problemet er registreringen i Merverdiavgiftsregisteret. Registrering her er ikke mulig før omsetningsgrensen på NOK 50 000 overskrides. Som regel nås denne beløpsgrensen ved første avdragsfaktura. Et unntak gjelder for forskuddsfakturaen siden den først er underlagt merverdiavgift når tjenester har blitt levert. Det første avdraget faktureres derfor vanligvis først etter oppdragets begynnelse. Uten HMS-kort får medarbeiderne imidlertid ikke tilgang til byggeplassen, eller må forlate den, og dermed hindres oppdragstakeren i å yte avtalte tjenester. For å løse problemet kan det søkes om fritak fra forutsetningen om å være registrert i Merverdiavgiftsregisteret for å kunne bestille HMS-kort. Heldigvis tar det som regel bare noen få timer å få innvilget dette fritaket, men det kan også ta lengre tid avhengig av saksbehandleren.

Et større problem er gjennomføring av ID-kontroll og tildeling av D-nummer. Som nevnt tidligere må i vårt eksempel hver enkelt av de 15 arbeidstakerne gjennomføre en ID-kontroll. Det betyr at de tyske medarbeiderne ikke kan avvente avreisen til oppdragets begynnelse den 1. mars 2018. De må møte opp personlig ved skattekontoret minst to uker i forkant. Dette er spesielt problematisk siden det ikke utgjør noen forskjell hvor lenge et foretak har vært aktiv i Norge og at det oppfyller alle andre forpliktelser. Hvis nye arbeidstakere skal brukes til et prosjekt, er hele planleggingen avhengig av gjennomført ID-kontroll.

Vi jobber med å finne en annen utvei, men akkurat nå er dette den eneste praktiske løsningen på problemet. I denne sammenheng kan man stille spørsmål om oppmøtet ved myndighetene skal regnes til oppdragsperioden og dermed er rapporteringspliktig? Det gjelder spesielt i henhold til den skatterettslige 12-månedersperioden for etablering av fast driftssted. Denne tungt byråkratiske fremgangsmåten forårsaker høy tidsmessig og finansiell innsats i form av kostnader for fly, hotell og personalet. Kan dette virkelig ha vært lovgivers hensikt? Dette spørsmålet stilles spesielt med tanke på klimaavtalen inngått i Paris og flypassasjeravgiften som ble innført i 2016 med hensikt å redusere klimagassutslippene.

I henhold til Arbeidstilsynet, som fører tilsyn med overholdelse av arbeidsmiljølovens regler, må HMS-kortet ikke foreligge ved byggearbeidets begynnelse. Arbeidstilsynet innkalkulerer et tidsvindu på én måned for å få utstedt HMS-kort og nøyer seg i mellomtiden med fremvisning av rapporteringen via RF-1199.

Mange norske oppdragsgivere, deriblant også statlige, forstår problematikken, men står fast ved kravet om oppfyllelse av kontraktsforpliktelser. Spørsmålet er om dette er forenlig med EØS-rett. Vi anbefaler derfor å lese kontraktdokumenter nøye før signering og være bevisst på den ovennevnte problematikken og kostnadene i forbindelse med denne.

Tekst: Sören Gussner, Janina Mill


Lesen Sie auch:

HMS-Karte: Neues Aussehen und neue Bestellseite

Legg igjen en kommentar

Din e-postadresse vil ikke bli publisert. Obligatoriske felt er merket med *